LITMIR.BIZ

      Capítulo 2

      Herramientas informáticas y gestión de la documentación en el desarrollo de proyectos

1. Introducción

      Para planificar y gestionar un proyecto existen herramientas software que facilitarán y permitirán realizar una correcta gestión de la documentación para el desarrollo del proyecto. Existen herramientas informáticas de código abierto que ayudarán a la diagramación temporal y de recursos incluidos en el proyecto.

      Dependiendo de la situación, el momento y el objetivo que se quiere alcanzar en el proyecto, se deberá utilizar un tipo u otro de herramienta. Cada herramienta está orientada a un fin concreto dentro de la gestión, por tanto, es imprescindible saber qué herramienta se necesita para sacar el máximo provecho a la gestión de la documentación.

      Actualmente existen numerosas herramientas software de gestión que ayudan a generar la documentación de proyectos, elaboración de informes y documentación técnica. En la elaboración de esta documentación se puede aplicar una determinada estructura de la información además de diseñar guías textuales y visuales para manuales operativos del proyecto.

2. Procesadores de texto, hojas de cálculo y editores de presentaciones

      Las herramientas informáticas se definen como el conjunto de instrumentos software que se puede usar para manejar una determinada información a través de una computadora. Este software es utilizado para la gestión de proyectos y permite organizar todas las tareas incluidas en el proyecto para un tiempo concreto.

      Dependiendo de la funcionalidad y la orientación, una herramienta informática de gestión de proyectos se puede clasificar para:

      A continuación se describen algunas características y funciones de los procesadores de texto, hojas de cálculo y editores de presentación.

      2.1. Procesadores de texto

      La función básica de los procesadores de texto es permitir realizar la edición y la presentación de documentos de texto de forma rápida, fácil y efectiva. Se utilizan en ámbitos muy diversos, entre ellos para la organización documental de proyectos.

      Los procesadores de texto permiten al usuario realizar funciones de creación, edición, impresión, insertar tablas, fórmulas matemáticas, gráficas e imágenes, entre otras. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesadores de texto:

      Recuerde

      La elección de una herramienta de software ofimática dependerá de la orientación y la funcionalidad para poder cubrir las necesidades del proyecto.

      2.2. Hojas de cálculo

      Las hojas de cálculo son un tipo de documento que permite manipular datos por medio de cada una de las unidades, denominadas celdas, y que están dispuestas en filas identificadas con números y columnas identificadas con letras donde cada celda está direccionada con coordenadas de información correspondiente a su columna y fila; por ejemplo: A6, B25, C45. Utilizando las hojas de cálculo como herramienta se pueden realizar operaciones numéricas, fórmulas matemáticas, cálculos financieros, estadísticos, probabilidad y contabilidad de las empresas. Los elementos de una hoja de cálculo son hojas, celdas, menú y barra de herramientas.

      Las hojas de cálculo permiten realizar funciones como generar gráficas y tablas, organizar y representar datos y gestionar de bases de datos. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesadores de texto:

Microsoft Excel	Empresa Microsoft, dentro del paquete de ofimática Microsoft Office y es multiplataforma
Calc	Paquete libre de OpenOffice.org y es multiplataforma
Lotus	Compañía Lotus Software, programa popular en los años 80
Gnumeric	Entorno de Gnome Office y es gratuita

      Nota

      Una hoja de cálculo es una herramienta idónea para realizar cálculos complejos mediante fórmulas y permite al usuario crear sus propias funciones matemáticas.

      2.3. Editores de presentaciones

      Permiten crear y diseñar presentaciones atractivas con facilidad y compuestas por una serie de diapositivas ordenadas secuencialmente. Las diapositivas pueden proyectarse, contener texto, imágenes, animaciones, sonidos, gráficos, notas y tablas, entre otros contenidos. A continuación se muestran algunos ejemplos de editores de presentaciones:

PowerPoint	Empresa Microsoft, dentro del paquete de ofimática Microsoft Office
Impress	Ofimática de OpenOffice.org
Magic Point	De Gnome Office

      Actividades

      1. ¿Es posible generar gráficos utilizando la herramienta ofimática de hoja de cálculo? ¿Qué otras funciones se pueden realizar con una hoja de cálculo?

      2. Si se quiere realizar un estudio económico generando un presupuesto del proyecto, ¿es conveniente realizarlo usando un procesador de texto? ¿Cuál cree que sería la herramienta idónea para realizar el presupuesto? Justifique la respuesta.

3. Identificación de utilidades de código abierto y comerciales de diagramación

      Toda planificación de un proyecto implica un gasto que depende de factores como la complejidad y el tamaño del mismo. Para realizar una planificación eficiente y lógica hay que determinar la relación directa entre las diferentes tareas para llegar al objetivo.

      Existen en el mercado diferentes herramientas que permiten realizar la diagramación de procesos en el proyecto. Se pueden encontrar desde herramientas muy básicas de diagramación hasta herramientas muy avanzadas que detallan y aportan información compleja sobre el proyecto.

      Además de los procesadores de texto, las hojas de cálculo y el editor de presentaciones, existen otros programas

Скачать книгу