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      1 Se deben crear unidades documentales de acuerdo a las características de los documentos, el grupo de organización homogéneo o el tipo de documentos que se quiere organizar (documentos textuales, documentos gráficos, soportes electrónicos).

      2 Para la identificación de carpetas se debe realizar un marcado y una rotulación que permita identificar su ubicación y recuperación dentro de la tabla de retención documental (TRD) con información de su nombre, código, nombre de la serie, código de la serie, número de carpeta, número de folios, etc.

      3 Los documentos que componen las unidades documentales deben estar foliados, facilitando de esta manera su ordenación, control y consulta cuando fuese necesario.

      4 Para la ubicación física de documentos se debe establecer un orden según la fecha más antigua del documento generado, es decir, el primer documento que se debe encontrar al abrir una carpeta debe ser más antiguo, mientras que el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la carpeta.

      5 Se debe contar con suficiente espacio para almacenar la documentación generada y su posible incremento.

      6 Las condiciones de humedad, temperatura y ventilación deben ser evitadas.

      7 Nunca se deben guardar copias o duplicados de documentos ya existentes.

      8 Al archivar un documento se debe verificar que corresponde a la serie que se está archivando.

      9 Los planos, dibujos y mapas deben tener el número de folio consecutivo que les corresponda (incluso cuando estén plegados).

      10 Garantizar la seguridad con restricciones de acceso y control sobre los documentos.

      11 Realizar periódicamente un inventario documental que proporcione información sobre el almacenamiento ordenado de documentos existentes.

      12 Utilizar herramientas de organización documental como:Cuadros de clasificación documental (CCD): que proporciona la planificación estructural de archivos.Tabla de valoración documental (TVD): que proporciona la identificación mediante el código del archivo.Programa de gestión documental (PGD): que establece la política y las instrucciones de organización de la gestión documental interna.

      1 Clasificación por las actividades del proyecto.

      2 Clasificación dependiendo del carácter del documento, ya sea un informe de pruebas, información de control, información de fallos, información de costes, etc.

      3 Clasificación por su origen.

      4 Clasificación dependiendo del destinatario.

      5 Clasificación por su contenido.

      1 Documentos correspondientes a la dirección y la coordinación del proyecto.

      2 Documentos pertenecientes a la planificación.

      3 Documentos pertenecientes a los costes de la implantación.

      4 Documentos referentes a la ejecución y el proceso de implantación.

      5 Documentos de detalle sobre la implantación de la red.

      6 Documentos de compras.

      7 Documentos referentes a proveedores necesarios en el proyecto.