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      Aplicación práctica

      La empresa DesaSoft S. A. se dedica al desarrollo de software para ordenadores. Cuenta con 5 equipos informáticos, de los cuales 3 están destinados a la programación de software, uno a la gestión administrativa y otro a la elaboración de pruebas del software desarrollado. Ordene los equipos de menor a mayor según el impacto económico que tendría una avería justificando la respuesta.

      SOLUCIÓN

      El equipo de pruebas sería el que menores pérdidas generaría en caso de una avería, ya que no necesita ningún software específico para funcionar y podría utilizarse cualquier otro ordenador dado el caso de avería.

      En segundo lugar, los equipos de desarrollo, ya que, al ser tres ordenadores, el impacto económico sería mayor que con el equipo de pruebas, pero dos seguirían funcionando mientras el tercero se repara.

      El mayor impacto económico lo generaría el equipo dedicado a la gestión administrativa, ya que al funcionar con un software específico para ello, no se podría utilizar ninguno de los otros equipos y esa área de trabajo quedaría inutilizada hasta el fin de la reparación.

      Análisis de cada uno de los equipos

      Una vez identificados los elementos básicos (equipo humano y equipos informáticos), se procederá a analizar los riesgos que corre cada equipo de forma pormenorizada e individual.

      Se ha de evaluar cada caso particular teniendo en cuenta todos los factores que puedan desencadenar un error o avería y definir la medida preventiva que evite o minimice sus consecuencias. Se puede elaborar un pequeño guión para seguir una pauta establecida en todos los equipos.

       Capacidad del equipo

      En primer lugar, se analizará la capacidad del equipo informático, es decir, procesador, cantidad de memoria, discos duros, etc., para evaluar a posteriori si el software instalado en él es el óptimo para prevenir errores o si, en caso contrario, el ordenador presenta algún tipo de malfuncionamiento por estar demasiado sobrecargado o está desperdiciando potencia y recursos por contar con un software que no permite explotar todo su potencial.

       El Sistema Operativo

      Se comprobará el Sistema Operativo que utiliza el equipo, así como su versión. Esto ayudará a decidir las medidas de mantenimiento que se llevarán a cabo, ya que cada sistema operativo tiene sus peculiaridades y características de mantenimiento.

       Sistemas de protección contra virus

      Se observará si el ordenador cuenta con software de protección contra virus y malware; ya sea cortafuegos, antivirus, antiespías, etc. En caso de no contar con ninguno, se anotará como prioridad para su mantenimiento.

       Software específico

      A continuación, se hará una lista con el software específico con el que trabaja ese equipo y la función que lleva a cabo. Se anotará la versión de cada software y el estado en que se encuentra (actualizado, desactualizado o versión óptima para la función que realiza).

       Errores conocidos

      Se realizarán en el equipo unas pruebas (escaneo de virus, desfragmentador de disco, estado de las actualizaciones, etc.) y se anotará cualquier incidencia que se descubra. Es importante solucionar todos los errores antes de implantar el plan de mantenimiento, ya que, si se comienza con errores, lo más probable es que desencadenen averías mayores, aumentando su coste de reparación.

       Otras consideraciones a tener en cuenta

      Cualquier clase de particularidad que presente el equipo respecto a los otros será tomada en cuenta en el informe que se realizará. Por ejemplo, si el equipo tiene acceso a documentos compartidos por la red interna de la empresa, si guarda archivos de contraseñas importantes o si es un equipo que solo se usa esporádicamente.

      Elaboración del informe de análisis

      Con todos los equipos analizados individualmente, se procederá a la elaboración del informe para el estudio del plan de mantenimiento. Es recomendable elaborar una hoja de mantenimiento de cada equipo antes de decidir las directrices a aplicar.

      Ejemplo de hoja de insepcción previa

      Al cumplimentar una hoja de este tipo, se aprecian en un solo vistazo las características del equipo, el software que utiliza y los últimos problemas conocidos, lo cual facilita bastante la decisión de las medidas a adoptar para este equipo.

      2.2. Elaboración del plan de mantenimiento

      Llegados al punto en el que se dispone de toda la información posible sobre los equipos (humanos y técnicos) y sus características, se procede a la elaboración del plan de mantenimiento propiamente dicho.

      Este plan debe contener las acciones necesarias para prevenir errores, utilizando los datos que se han recopilado durante la fase de análisis. Cuanto más exhaustiva haya sido esta, más posibilidades se tendrán a la hora de elaborar un plan de mantenimiento de máxima eficiencia.

      Interpretación del informe de análisis

      Las medidas que formarán el plan de mantenimiento se extraerán de la interpretación del informe de análisis previo. En él se pormenorizan todos los detalles de los equipos y las características necesarias para emprender acciones de mantenimiento adecuadas.

      Al interpretar el informe, no solo se tienen que solucionar las incidencias que se hayan descubierto en el análisis, sino que se deben solucionar de la manera más eficaz y siempre minimizando los costes económicos. Por ejemplo, si se observa que uno de los equipos presenta una ralentización excesiva en su trabajo diario, la solución óptima sería aumentar la memoria de la que dispone el equipo, pero a su vez también sería la más costosa. Si se puede conseguir una mejora en el rendimiento optimizando los recursos de los que dispone el sistema (desinstalando software que no se use, optimizando el inicio del sistema, etc.) y ofreciendo al usuario unas pautas de actuación frente a esa situación (no abrir más de dos software a la vez si no es estrictamente necesario, guardar cada X tiempo, reiniciar si observa un comportamiento extraño, etc.), el problema estará solucionado con un coste prácticamente nulo y de igual eficacia.

      Se deberán priorizar los posibles fallos en cuanto a gravedad y probabilidad, siendo los más graves y probables los primeros en ser abordados.

      Una vez que se hayan ordenado los posibles errores, se tomarán medidas específicas para solventar cada uno de ellos siguiendo la secuencia que se ha establecido anteriormente. Si un error puede prevenirse de varias formas, se tendrán en cuenta todas ellas y el factor decisivo para la elección de una u otra será el impacto económico.

      Nota

      Se considera impacto económico negativo cualquier acción o error que conlleve una pérdida económica para la empresa, ya sea por gasto o por cese de ingresos. Para calcular el impacto económico, se debe añadir el beneficio que deja de crear el tiempo de reparación o prevención de la avería al gasto económico que conlleva.

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