MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления - Барри Пирсон

Скачать книгу

разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя помощь секретаря. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.

      Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.

      Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).

      Личная производительность

      Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.

      Входящая корреспонденция

      • попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;

      • выбрасывайте почтовую макулатуру;

      • откажитесь от ненужных журналов;

      • переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;

      • вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;

      • попросите секретаря сортировать корреспонденцию:

      – срочные действия,

      – почта команды,

      – ответить или принять меры,

      – только к сведению;

      • просматривайте корреспонденцию периодически;

      • бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;

      • отбирайте корреспонденцию «к действию»;

      • откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;

      • цель – работать с входящими документами только один раз.

      Эффективное чтение

      • предварительно просматривайте длинные доклады, читая резюме, выводы/рекомендации и пробегая глазами таблицы/графики;

      • читайте глазами – не произносите про себя:

      – бегло просматривайте и пропускайте ненужное;

      • работая с таблицами:

      – читайте заголовки,

      – горизонтальные строки,

      – ищите ключевые цифры,

      – пропускайте очевидное,

      – читайте сноски.

      Сокращение личного архива

      • используйте корзину для мусора;

      • сохраняйте только адрес/номер телефона;

      • пользуйтесь централизованной базой данных компании/ команды;

      • храните корреспонденцию в хронологическом порядке;

      • толстые доклады держите отдельно;

      • используйте разделительные вставки;

      • проводите чистки и сдавайте в архив

      • или выбрасывайте.

      Продуктивные поездки

      • по

Скачать книгу