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Ausgestaltung des Hinweisgebersystems kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Beispielsweise kann das Hinweisgebersystem elektronisch als virtueller Briefkasten (E-Mail-System) konzipiert sein. Eine alternative Möglichkeit stellt der physische Briefkasten für die Übermittlung von Meldungen per Briefpost dar. Zudem sind Telefonhotlines oder die Übermittlung per Fax gängige Varianten. Ein möglicher Kommunikationsweg ist auch das persönliche Gespräch des Hinweisgebers mit dem Hinweisadressaten. Diese verschiedenen Kommunikationswege können dabei an interne oder externe Hinweisadressaten, die das Hinweisgebersystem zudem betreiben, gerichtet werden. Insoweit ist eine Unterscheidung zwischen internen und externen Hinweisgebersystemen vorzunehmen. Als interne Hinweisadressaten kommen typischerweise der Compliance-Beauftragte, die gesetzlichen Organe des Unternehmens oder die Rechts- bzw. Revisionsabteilung des Unternehmens in Betracht. Als externe Hinweisadressaten können z.B. externe Ombudspersonen, externe Rechtsanwälte oder professionelle Anbieter von Hinweisgebersystemen (z.B. Internet-basierte Whistleblowing-Hotlines oder Call-Center) ausgewählt werden. Auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer der dargestellten Varianten kommt grundsätzlich in Frage. Die Wahrung der strengen Vertraulichkeit der Informationen ist hierbei jedoch besonders wichtig.[183]

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      Im Rahmen des Tax CMS stellt das Hinweisgebersystem eine Möglichkeit dar, Informationen über mögliches Fehlverhalten von Mitarbeitern in Bezug auf steuerliche Vorschriften oder interne Verfahrensanweisungen zu erhalten. Insofern dient es sowohl der Prävention als auch der Aufklärung und sollte Bestandteil des Instrumentariums eines Tax CMS sein.

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      Im Rahmen des Tax CMS sollten Schulungsmaßnahmen aus verschiedenen Gründen vorgenommen werden. Zum einen können Schulungen genutzt werden, um den Mitarbeitern, insbesondere den fachfremden Mitarbeitern, wesentliche steuerliche Pflichten des Unternehmens zu verdeutlichen und die Mitarbeiter dadurch für steuerlich relevante Sachverhalte zu sensibilisieren. Daneben sollten in Schulungen die Aufbau- und Ablauforganisation des CMS-Teilbereiches Tax vorgestellt werden. Insbesondere die Verantwortlichkeiten und Informationswege sind hierbei zu erläutern. Zudem können in Schulungen konkrete Handlungsanweisungen, wie z.B. eine Checkliste zur Rechnungsprüfung oder eine Geschenke-Richtlinie, besprochen werden. Insgesamt stellen Schulungen für das Tax CMS ein zentrales Instrument dar, um die Mitarbeiter für steuerliche Pflichten und Sachverhalte zu sensibilisieren und dadurch das Niveau der Bereitstellung steuerlich relevanter Informationen zu erhöhen.

V. Compliance Reporting

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