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      Prioritäten-Matrix

      Das Reich der Stoppuhr: Handelt es sich um eine kritische Situation, die sofortiges Handeln erfordert, um Schlimmeres zu verhindern oder um Verluste zu begrenzen? Dann ist das Problem wichtig und dringend zugleich und muss meist selbst in die Hand genommen und gelöst werden.

      Das Reich des Trubels: Handelt es sich um dringende Geschäfte, die aber nicht unbedingt wichtig sind? Meist geht es dabei um terminierte Routineaufgaben und Verwaltungsakte, um nicht wenige Telefonate und Konferenzen, die man reduzieren und delegieren kann.

      Das Reich des Banalen: Viele Beschäftigungen sind bei genauerer Betrachtung weder wichtig noch dringend. Sie kann man guten Gewissens eliminieren – das heißt: Ab ins Reich des Mülls.

      Das Königreich des Kompasses: Ziele setzen, die Zukunft planen, Werte definieren, Projekte vorbereiten, Problemen vorbeugen, sich und seine Mitarbeiter entwickeln, die Beziehung zu Menschen verbessern, sich wirklich erholen: Hier befinden Sie sich im Reich des Wichtigen. Diese Zone ist ständig gefährdet, weil solche Tätigkeiten immer wieder durch das Dringende verdrängt werden – bis sie selbst akut problematisch werden und nur noch weit unterhalb unserer Möglichkeiten erledigt werden.

      Es liegt auf der Hand, dass wir unseren besten Beitrag im Königreich des Kompasses leisten. Auf dringende Dinge re-agieren wir, in wichtigen Dingen agieren wir, mit dem Kompass in der Hand führen wir. Also müssen wirklich wichtige Dinge für uns absolute Priorität haben. Nebeneffekt: Flow und Ruhe. Wie aber wehren wir uns gegen die Flut des Dringlichen? Es gibt nur ein Mittel:

      ∎ Termine und Prioritäten: Räumen Sie sich für das Wichtige regelmäßige Zeitfenster ein, die Sie egoistisch gegen äußere Einflüsse verteidigen. Dafür reicht natürlich die Spanne des Tages nicht aus. Die Wochenplanung schlägt die Brücke zwischen der langfristigen Vision (wichtig) und dem Tagesgeschäft (dringlich). Nehmen Sie sich am Wochenende nur eine halbe Stunde Zeit: Schauen Sie auf Ihren Plan der Schlüsselaufgaben und Jahresziele für Ihre verschiedenen Rollen. Überlegen Sie, welchen Schritt Sie in der kommenden Woche in der jeweiligen Rolle tun wollen. Tragen Sie für jeden dieser Schritte einen Termin in Ihrem Kalender ein und halten Sie diese Termine wie Geschäftstermine.

      Mit diesen Zielen möchte ich mein Königreich des Kompasses füllen:

      Hört sich alles gut und schön an. Zu gut, finden Sie? Wie das in der Praxis aussieht? Nun, ein bisschen Courage brauchen Sie, Sie müssen sich schon ein wenig stemmen: stemmen gegen die Zumutungen, in denen Sie rudern. Die dafür sorgen, dass nicht Sie arbeiten, sondern dass Sie »gearbeitet werden«.

      6. Schritt: Tagesarbeit effizient erledigen

      Es ist wichtig, Zeiträuber zu erkennen, wenn sie sich anschleichen. Aus Erfahrung aber weiß ich, dass es nicht viel hilft, wenn Sie sich einfach das Gegenteil vornehmen: nicht mehr alles auf einmal tun, sich nicht mehr so viel ablenken lassen … Sie können all den Versuchungen nur widerstehen, wenn Sie die leuchtende Alternative unmittelbar vor Augen haben. Und deren Schöpfer sind Sie selbst.

      ∎ Planen Sie Ihren Tag am Vorabend. So lassen Sie Ihr Unterbewusstes über Nacht schöpferisch wirken.

      ∎ Planen Sie unbedingt schriftlich. Dann haben Sie jederzeit vor Augen, was wichtig ist für Sie – nicht für andere.

      ∎ Schätzen Sie für jede Tätigkeit den Zeitbedarf. Und setzen Sie diese Limits in Ihren Kalender ein.

      ∎ Verplanen Sie nur 50 Prozent. Der Rest ist Pufferzeit für den Alltagskram, dessen Sie sich nicht entledigen können.

      ∎ Bilden Sie Zeitblöcke, wie z. B. »1,5 Stunden im Reich des Kompasses – konzentriertes Arbeiten ohne Störung. 1,0 Stunden Kommunikationszeit. 1,0 Stunden Mittagspause.«

      ∎ »Tagesschau«: Fragen Sie sich am Abend: Hat mich der heutige Tag meinen Zielen näher gebracht? Was habe ich heute gelernt, was mache ich künftig ebenso – oder anders? Auf was hätte ich heute verzichten können? Wie kann ich mich für heute belohnen? Was ist das Schönste, das ich noch tun könnte? Was plane ich für morgen? Wenn Sie morgens schon wissen, dass Sie abends Ihr Tun kontrollieren werden, passiert ein kleines psychologisches Wunder: Sie gehen automatisch einen starken Pakt mit sich selbst ein und fühlen sich Ihren Vorsätzen und Zielen verbunden und verpflichtet.

      Das ist schon das ganze Geheimnis. Sie zweifeln noch? Schon recht. Zweifeln Sie, aber halten Sie sich an das Nike-Motto: Just do it!

      7. Schritt: Unlust in Lust verwandeln

      Der Bügelberg ist riesig, das Spanischbuch lächelt einen so gar nicht an, draußen regnet es – Joggen ausgeschlossen, die Postflut müsste erledigt werden … Wenn Sie sich nun zwingen, sinkt die Motivation in den Keller. Das »innere kleine Faultier« hat jede Ihrer Nervenfasern im Griff. Tricksen Sie es doch einfach aus!

      ∎ Überlisten Sie Ihre linke Gehirnhälfte: Geben Sie Ihrer linken Gehirnhälfte nach, die Stress vermeiden will. Sie ist der Sitz der Kritik, des Null-Bocks, des kleinen Faultiers. Flüstern Sie der Blockade zu: »Ich muss nichts. Völlig okay, wenn ich das jetzt nicht tue.« Dann legen Sie eine CD auf, die Sie in heitere Stimmung bringt. Gehen Sie kurz an die frische Luft, um den Energietreiber Sauerstoff in Ihr Gehirn zu locken. Und dann tasten Sie sich locker an die Materie heran.

      ∎ Belohnen Sie sich mit schönen Gedanken: Gehen Sie den Ablauf der lästigen Pflicht im Kopf durch. Spüren Sie kurz nach, wie Sie sich dabei fühlen. Mies, stimmt’s? Und dann machen Sie in Gedanken einen Schritt nach vorn. Und führen geistig die letzten Handgriffe aus: Die letzte Mail wegklicken. Den letzten Kragen bügeln. Die Laufschuhe aufschnüren. Dann gehen Sie im Zeitraffer noch einmal durch die gesamte Aufgabe. Jetzt haben Sie richtig Lust darauf, oder?

      ∎ Springen Sie in die Emotionen der Zukunft: Stellen Sie sich vor, wie es Ihnen nach vollbrachter Leistung gehen wird, und genießen Sie dabei die positiven Gefühle. Wie wohl Sie sich in Ihrem Körper fühlen. Wie stolz Sie auf sich sein werden. Wie zufrieden Sie mit sich sind, wenn Sie Ihren Plan einhalten. Wie Ihr gutes Gewissen Sie ruhig schlafen lassen wird.

      ∎ Vorfreude ist die schönste Freude: Aktivieren Sie alle Sinne. Riechen, schmecken, sehen, fühlen Sie, was Sie danach tun werden. Und wie gut es Ihnen geht, wenn Sie diesen Berg Alltagsmist hinter sich gebracht, wenn Sie Ihr kleines Faultier kurz schlafen gelegt haben. Mit dieser Emotion namens Vorfreude holen Sie sich einen wunderbaren Aktivator gegen Widerstände in den Körper.

      ∎ Gehen Sie es spielerisch an: Statt sich durch die Spanischlektion zu quälen, spielen Sie mit Ihrem Vorhaben nur ein wenig

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