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Bei getroffenen Maßnahmen zur Mängelabarbeitung sollten in der Besprechung mit allen beteiligten Personen sämtliche Dokumentationsunterlagen (Planunterlagen, Stellungnahmen, Gutachten usw.) in Augenschein genommen und kurz erläutert werden.
Nach einer Umsetzung von baulichen Maßnahmen ist es empfehlenswert, dass z. B. der planende Architekt bei der Vorbesprechung anwesend ist, damit durchgeführte bauliche Änderungen besprochen werden können.
Nachfolgend ein paar Punkte zur empfohlenen Vorgehensweise, welche im Vorfeld durch alle an der Begehung beteiligten Personen festzulegen ist:
| • | zu begehende Bereiche, Zeitintervalle |
| • | genauer Umfang der Begehung (Welche Punkte werden kontrolliert?) |
| • | Teilnehmer (z. B. Führungskräfte, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Betriebs-/Personalrat, ggf. betroffene Mitarbeiter) |
| • | Anlässe (z. B. Maßnahmen aus der Gefährdungsbeurteilung, geänderte Gegebenheiten, Schadensfälle, Umbau- oder Neubaumaßnahmen) |
| • | durchzuführende Maßnahmen und deren Wirkungskontrolle |
| • | Zeitplan sowie die Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen |
| • | Terminverfolgung und Kontrolle der Begehungen |
| • | Art der Kommunikation über die Inhalte/Maßnahmen der Begehung |
| • | Rückinfo über abgearbeitete Mängel |
| • | Festlegung des nächsten Begehungstermins |
| • | Art und Umfang der Dokumentation sowie deren Ablage, Verteilung und die Zugriffsmöglichkeiten |
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