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      009Almacenar en versiones anteriores

      HAY OTRA POSIBILIDAD de guardado de archivos común a toda la suite de Office 2010. Este es el almacenamiento en versiones anteriores. Desde la versión de 2007 de la suite el usuario puede guardar sus archivos en versiones anteriores (la denominada 97-2003, por ejemplo), cuya extensión es .doc. Esto es importante para que los equipos con versiones anteriores de la suite puedan abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010. En esta lección aprenderemos a guardar un archivo creado con Office 2010 en una versión anterior a 2007.

      IMPORTANTE

      LSi trabaja con Acces deberá utilizar la opción en el comando Compartir denominada Guardar base de datos como. Si el programa que utiliza es Project, la opción a utilizar será Guardar proyecto como archivo.

      1.Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Empezaremos accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Datos de series.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir.

      2.Accedemos así al cuadro de diálogo Abrir, en el que debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Datos de series.xlsx, pulse sobre el botón Abrir.

      3.Con el libro abierto en el área de trabajo ya estamos preparados para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior. Haga clic sobre la pestaña Archivo.

      4.Haga clic sobre el comando Guardar y enviar, en el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.

      5.Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere, ya sea libro, documento o presentación. Pulse sobre la correspondiente opción en Excel y manteniendo todas las opciones, pulse sobre el botón Guardar.

      6.Aparece un cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite. Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.

      7.Compruebe que, en la vista Backstage se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y visualice los cambios en la barra de título.

      8.Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual mediante el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

      IMPORTANTE

      Aunque Microsoft Office 2010 permite guardar los archivos en distintas versiones, no podrá nunca almacenar, desde esta versión, archivos en la versión de Office 1995 por las diferencias entre funciones y características que las hace extremadamente incompatibles.

      010Imprimir documentos

      UNA DE LAS NOVEDADES más interesantes de esta versión de Office 2010 es la vista Backstage. Es desde esta vista que ahora se gestiona la impresión y tratado final de los documentos. Desde la impresión rápida hasta la vista preliminar para ultimar los retoques finales del documento pasan por la nueva vista. En este ejercicio conocerá las ventajas de la vista Backstage con respecto a la preparación de un documento para su impresión.

      IMPORTANTE

      Dentro del comando Imprimir de la vista Backstage, en el apartado Impresora, hay un vínculo denominado Propiedades de impresora. Este vínculo abre un cuadro de diálogo homónimo, desde el que puede consultar y modificar.

      1.Trabajaremos con un documento de Word denominado Arcoylira.docx que puede descargar de nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir.

      2.Este comando está formado por dos paneles: el de la vista previa y el de preparación e impresión. Como observará, la vista previa muestra una sola página a un nivel de zoom determinado para adaptarse al contenido de la página. Puede modificar el zoom mediante los botones - y + de la barra deslizante. Los comandos asignados a Configuración sirven para manejar el documento y definirlo antes de su impresión. Así pues, haga clic sobre el comando Imprimir todas las páginas, fíjese en las distintas opciones que ofrece y marque la opción Imprimir todas las páginas.

      3.De este modo se imprimirá todo el documento. Fíjese en que más abajo hay un apartado donde podemos escribir el número de páginas que queremos imprimir. Del mismo modo, haga clic sobre el comando Imprimir a una cara y seleccione la opción Imprimir manualmente a doble cara.

      4.Observe que el comando ha cambiado. Ahora, de imprimir nuestro documento, podríamos tener, en un mismo folio, las dos caras escritas. Prosigamos nuestra preparación del documento para su impresión desplegando el comando Orientación vertical y seleccione la opción Orientación horizontal.

      5.En el apartado de vista preliminar vemos qué ha ocurrido. La distribución del texto y la hoja han cambiado. Ahora vemos la hoja horizontal. Despliegue el comando Márgenes personalizados y pulse sobre la opción Normal.

      6.Todo ello puede ser tratado desde la opción Configurar página. En el momento que se aprieta sobre esta opción se abre el cuadro de diálogo Configurar página en el que hay tres pestañas (Márgenes, Papel, Diseño) que hacen las funciones de los comandos antedichos. Despliegue la opción Configurar página, en el cuadro de diálogo

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