Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - Павел Безручко Библиотека ЭКОПСИ

Скачать книгу

план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).

      Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

      • Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.

      • Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.

      • Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.

      • При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.

      Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

      Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду

      • Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.

      • Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:

      • Определите темы.

      • Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.

      • Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т. п.).

      • Конкретизируйте содержание высказываний.

      • После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты – идеи или высказывания – верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.

      Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

      • Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.

      • Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.

      • В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.

      • Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:

      • Главные мысли должны работать на цель документа.

      • Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.

      • Отражайте главные мысли в заголовках.

      Пользуйтесь шаблонами

      • Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:

      • Шаблон 1: «Предложение/запрос»

      • Ситуация

      • Возможное решение

      • Цена вопроса и выгода решения

      • План действий и ресурсы (требуется не всегда)

      • Шаблон 2: «План – факт»

      • Название плана или поручения в заголовке отчета

      • Резюме

      • Статус

Скачать книгу