LITMIR.BIZ

Скачать книгу

периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

      Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные.

      В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.

      Как правило, в состав личного дела входят:

      – внутренняя опись документов;

      – анкета, личный листок по учету кадров;

      – резюме (или автобиография);

      – копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

      – справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

      – копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

      – трудовой контракт;

      – данные аттестаций;

      – характеристики;

      – план карьерного роста.

      В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.

      Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

      Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

      Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников.

      Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

      Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

      Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

      Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

      В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

      Условия

Скачать книгу