LITMIR.BIZ

Скачать книгу

устаревших документов особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений.

      Пересмотр документов проводится один раз в год (в случае если не вносились изменения) на основании сведений, получаемых от персонала лаборатории.

      Проверка действующих документов проводится не реже 1 раза в 12 месяцев и может осуществляться в ходе проведения внутренних аудитов. Во время проверки проверяется:

      – соответствие документации требованиям законодательства и нормативных документов;

      – соответствие обозначений, структурного построения и содержания документа;

      – использование точных и однозначных определений и понятий;

      – однозначное и правильное распределение ответственности, полномочий и выполнения деятельности;

      – достаточность детального описания процесса и объема документирования для доказательства правильности протекания процесса.

      Процедура проверки внутренних и внешних документов включает в себя оценку:

      – сроков действия документов;

      – актуальности их содержания;

      – физического состояния.

      По итогам проверки могут быть приняты решения:

      – о необходимости переработки документа (внесения в него изменений);

      – о разработке нового документа (новой редакции документа);

      – о сохранении документа в действии без изменений;

      – о необходимости восстановления документа путем копирования, тиражирования или покупки нового экземпляра внешнего документа;

      – об отмене действия и изъятии документа.

      Ведение внешнего фонда нормативной документации обеспечивает:

      – своевременное обновление фонда нормативной документации и приобретение необходимых для этого документов;

      – оперативное информирование специалистов об утвержденных стандартах и изменениях к ним.

      Хранение и архивирование документов. Рабочие копии документов хранятся на местах у сотрудников, получивших копию и зарегистрированных в «Листе учета копий». Эти сотрудники несут ответственность за сохранность копий и доступность этих документов для сотрудников их подразделений.

      По истечении срока действия, в случае отмены документа в результате разработки нового документа или введения новой редакции документ изымается из обращения. Отмененный документ идентифицируется надписью от руки или штампом «Отмена» с указанием даты отмены и подписью. При отмене документа все его зарегистрированные копии должны передаваться в архив. Факт сдачи в архив фиксируется в Акте сдачи документов в архив, а документы регистрируются в Журнале учета архивных документов.

      Резервное копирование и восстановление документов. Резервные копии документов на электронном носителе хранятся в виде файлов с ограниченным допуском. Они могут размещаться

Скачать книгу