LITMIR.BIZ

Скачать книгу

договорились, что пришлете смету, все равно напишите в сопроводительном письме: «Отправляю смету проведения конференции». Это нужно для того, чтобы пользователь в будущем мог легко по поиску найти письмо с нужным файлом.

      То же самое относится и к отправке ссылок: если вы отправляете кому-то ссылку, то обязательно напишите пояснение, почему получатель должен по ней пройти и что его ожидает. Удобно, если вы будете прятать длинную ссылку за слово, которое поясняет содержание ссылки: «Посмотрите, здесь пример того, как можно сделать украшение помещения».

      Что не нужно отправлять в файлах?

      • Не отправляйте текст письма отдельным файлом. Текст пишите непосредственно в письме.

      • Не отправляйте файлы в нераспространенных форматах, которые открываются не на всех компьютерах. К примеру, не у всех установлены программы, в которых можно посмотреть файлы pages, phs, cdr.

      • Не отправляйте сканы и фотографии текстовых файлов, если собеседнику нужно будет работать с текстом.

      Если вы отправляете картинки, то не вставляйте их непосредственно в письмо. Их неудобно сохранять и пересылать. Кроме того, некоторыми почтовыми сервисами картинки в письме не отображаются. Не вставляйте картинки в Word, если вам нужно переслать сразу несколько изображений. Прикрепите их к письму отдельными файлами.

ЧТО НЕ НУЖНО ОТПРАВЛЯТЬ В ФОРМАТЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ

      1. Банковские реквизиты. Контрагенты присылают отсканированный счет, а вы перебиваете цифры реквизитов, рискуя ошибиться в многочисленных нулях.

      2. Фото телефонного контакта. Просите прислать номер, а вам сбрасывают фото контакта из телефонной книжки: перепечатывайте теперь, чтобы позвонить.

      3. Адрес электронной почты. Здесь еще больше вероятность ошибиться при перепечатывании.

      4. Пресс-релизы в формате pdf или jpeg. Пиарщики отправляют их журналистам и, вероятно, надеются, что журналисты будут перепечатывать весь текст вручную.

      5. Отсканированные документы с просьбой внести правку.

      6. Фотографии адресной строки в браузере.

      7. Скриншот географической карты с указанием точки на местности. Гораздо удобнее отправить адрес места или геолокацию.

      Если вам нужно отправить тяжелый файл, то загрузите его в файлообменник, а по почте отошлите только ссылку. Так вы не будете забивать память чужого ящика своими тяжелыми файлами. Для вас это тоже может быть очень удобно: если понадобится отправить эти же файлы кому-то еще, то не придется заново загружать их в почту, а можно будет просто отправить сохраненную ссылку.

      Очень спорное отношение сформировалось к отправлению архивов. Они, как правило, не очень удобны для работы: получатель должен сначала скачать вашу папку, сохранить у себя на компьютере, потом разархивировать и только тогда может начать работать с присланными файлами. С телефона присланную заархивированную папку без мобильного приложения тоже может быть сложно просматривать. А вот если бы он получил файлы незаархивированными, то смог бы прямо из почты, не загружая

Скачать книгу