Революция эффективности. Управляйте своим временем и достигайте результата! - Марк Реклау

Скачать книгу

ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.

      ♦ IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.

      ♦ Не беритесь за новые дела, не завершив старые.

      ♦ Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.

      Организация бумаг на рабочем месте

      Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.

      1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!

      2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.

      3. Архивируйте все завершенные дела.

      4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.

      5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)

      6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.

      Организация электронной почты

      1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.

      2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.

      3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.

      4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.

      5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.

      6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.

      7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.

      Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».

      Рабочее пространство

      1. Все самое важное держите под рукой.

      2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.

      3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.

      4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.

      5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.

      6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).

      7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.

      8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.

      Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.

      Упорядочивание

      Все,

Скачать книгу