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Doch was ist die richtige Ordnung? Auch wenn die Ordnung einem stets selbst überlassen ist, so gibt es doch Empfehlungen, von denen man sich inspirieren lassen kann.

Die Ordnung in Jahren – Eine gewohnte Routine!

      Ein Jahr hat 365 Tage und Geburtstage wiederholen sich. Auch Weihnachten, Ostern und andere Feiertage kommen mit wenig Überraschung daher. Die Steuererklärung hat einen festen Rhythmus (zumindest wenn es nach dem Finanzamt geht). Die einfachste Ordnung ist deshalb, Dateien in diese Ordnerstrukturen abzulegen: 2021, 2020, 2019, 2018, … Besonders für Mediendateien wie Bilder oder Videos bietet sich diese Sortierung an.

      

Sie wissen nicht, aus welchem Jahr die Aufnahmen sind? Dann können Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei in den EIGENSCHAFTEN nachschauen. Mit etwas Glück sind noch Informationen enthalten, die Ihnen das Datum der Aufnahme angeben.

Doch wie geht man mit Rechnungen und anderen Dokumenten um? Gerade wenn Produkte noch in der Garantiezeit sind, kann diese Frage schnell wichtig werden. Hierfür bietet sich eine zweite parallele Sortierung an: Einerseits Jahresordner für Ereignisse, in denen Bilder und Videos gespeichert werden. Und andererseits Ordner wie »Wichtige Dokumente« und »Musik«, in denen vor allem Dateien gespeichert werden, auf die Sie manchmal schnell zugreifen müssen und bei denen das Erstellungsdatum nicht relevant oder nicht bekannt ist.

Sie können von Dateien eine Kopie oder eine Verlinkung anlegen. In einigen Fällen haben Sie beim Einordnen von Dateien nämlich das Problem, dass diese Datei für zwei Orte qualifiziert wäre. Sie haben eine Handwerkerrechnung, die auch für die Steuer relevant ist? Dann legen Sie diese im Rechnungsordner ab und verlinken auf diese Datei im Steuerordner (siehe Abbildung 2.1). Die Datei liegt an einem Ort, die Verknüpfung in dem anderen Ordner verweist lediglich an diesen Ort. Dann gibt es nur eine Version der Datei, aber sie ist an zwei Orten zugänglich. Sehr praktisch!

Abbildung 2.1: Eine Verknüpfung unter Windows kann helfen, Übersicht zu schaffen.

      Falls Sie Gefahr laufen, inkonsequent bei der Sortierung zu werden, stellen Sie sich folgende Fragen, um herauszufinden, ob die Datei zeitlos ist oder in den Jahresordner kommt:

       Findet das Ereignis nächstes Jahr, mehrfach im Jahrzehnt oder generell häufiger statt? Wenn ja, dann Jahresordner!

       Ist es ein einmaliges Ereignis wie eine Geburt, ein Jubiläum oder Trauerfall? Dann ist es vermutlich einzigartig.

      Aber auch nach der Beantwortung dieser Fragen gibt es noch immer offene Fälle. Wie ist es, wenn Sie vorhaben, nächstes Jahr eine Eigentumswohnung zu kaufen?

      Nun, es ist vor allem wichtig, dass Sie konsequent bei der Sortierung sind. Gegen Ordner wie »Lieblingserinnerungen«, »Besondere Momente« oder »Wichtige Dokumente« spricht erst einmal gar nichts. Die ersten Fotos der eigenen Kinder schnöde in ein Kalenderjahr wegzusortieren, könnte wohl etwas schwerfallen – die brauchen doch einen eigenen Ordner! Und das ist auch ok, dann aber bitte für die nächsten 18 Jahre und darüber hinaus! Konsequente Ordnung auf dem Rechner ist schon mal mindestens die halbe Miete.

      Der richtige Umgang mit Benutzer-Accounts im Internet macht dann die andere Hälfte aus.

Von Anfang an an die Account-Hygiene denken

      Auf tausenden Webseiten wird ein Benutzer-Account verlangt, bevor man sich dort umsehen darf. Wer sich nicht mit einem Benutzernamen (oder einer E-Mail-Adresse) und einem Passwort registriert hat, der kann nur auf begrenzte oder gar keine Inhalte zugreifen. Um die 2000er Jahre herum konnte jeder seine Accounts an einer Hand abzählen. Das hat sich im Laufe der Jahre geändert.

      Mittlerweile können oder müssen Sie sich auf den meisten Webseiten registrieren. Ganz gleich ob es für die Paketverfolgung, den Lieblingsblog oder das Online-Banking ist – ohne Account geht nicht mehr viel. Überall das gleiche Passwort zu verwenden, ist dabei höchst leichtsinnig, noch mehr kann es zu einem Problem werden, überall die gleiche E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Es gibt im Internet sowie bei der Erstellung und Verwaltung von Accounts folgende Empfehlungen, die berücksichtigt werden sollten:

       Überall, wo Sie Passwörter verwenden, sollten Sie stets unterschiedliche benutzen.

       Webseiten lassen sich kategorisieren. Für jede Kategorie sollten unterschiedliche E-Mail-Adressen genutzt werden.

      Diese beiden Handlungsempfehlungen machen das Leben im Internet erheblich schwerer. Wer kann sich schon an zig E-Mail-Adressen und hunderte Passwörter erinnern? Um diese Aufgabe zu bewältigen, gibt es einige Tricks!

       Webseiten in Kategorien einteilen und individuelle E-Mail-Adressen verwenden

      Auch wenn (Surf-)Verhalten immer unterschiedlich ist, so gibt es trotzdem Kategorien, in die sich die meisten Webseiten einsortieren lassen. Das ist ein erster vorbereitender Schritt, um unsere E-Mail-Adressen langfristig zu schützen und nicht auf betrügerische E-Mails hereinzufallen. Wir wollen nämlich für jede Kategorie eine angepasste E-Mail-Adresse verwenden. Das macht es leichter, Phishing-Mails auf Anhieb zu erkennen (mehr dazu in Kapitel 7).

      E-Mails von Ihrem Kreditinstitut gehen dann in Ihrem E-Mail-Postfach für das Online-Banking ein. Und auch nur dort. Falls Sie eine Aufforderung bekommen, sich beim Online-Banking einzuloggen, diese E-Mail jedoch an Ihre Adresse für die sozialen Netzwerke geht, können Sie direkt schlussfolgern, dass die Mail nicht echt sein kann.

      In folgende Kategorien lassen sich die meisten Webseiten sortieren:

       soziales Netzwerk,

       Online-Shop,

       Online-Banking,

       Informationsseite/Blog,

       Forum/Portal.

Es sind nur solche Kategorien interessant, die Sie auch verwenden. Foren werden nur noch in sehr speziellen Fällen genutzt, sie sind zum großen Teil durch soziale Netzwerke abgelöst worden. Und auch die Zahl der abonnierten Blogs ist geschrumpft. Das Online-Banking wird hingegen von immer mehr Bürger:innen wahrgenommen und abgerufen, nicht zuletzt auch aufgrund der Corona-Pandemie.

      Wir gehen in unserem Beispiel davon aus, dass Sie Accounts in sozialen Netzwerken besitzen, Online-Banking betreiben und auch in diversen Online-Shops einkaufen gehen. Sie haben nun die Wahl, einen einfachen oder einen aufwändigeren Schritt zu gehen: Entweder Sie benutzen tatsächlich getrennte E-Mail-Adressen oder Sie passen Ihre vorhandene Adresse an die Kategorien der Webseiten an. Der größte Unterschied in den beiden Varianten besteht darin, dass Sie entweder ein oder mehrere Postfächer haben.

      

Hier eine kleine Aufklärung darüber, was ein Postfach und was eine E-Mail-Adresse ist und wofür ein E-Mail-Alias herhält:

       Postfach: Es ist eine Art virtueller Eingangsstapel und wird zwingend benötigt, um E-Mails empfangen und versenden zu können. Zu jedem Postfach gehört mindestens eine E-Mail-Adresse.

       E-Mail-Adresse: Die Adresse gibt an, wo eine E-Mail hingehen soll. Eine klassische E-Mail-Adresse ist [email protected]

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