LITMIR.BIZ

Скачать книгу

акже называли делопроизводством.

      Сегодня делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

      Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

      Виды документов

      В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Можно выделить следующие функции, которые выполняют документы:

      – Коммуникативная функция документов – обеспечивает внешние связи учреждений.

      – Информационная функция документов – дает возможность анализировать управленческую деятельность.

      – Научно – историческая функция документов – направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии.

      По отражаемым видам деятельности все документы делятся на две большие группы:

      1). Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

      2). Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

      В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:

      1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;

      2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

      3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;

      4. Финансовая документация;

      5. Отчетная документация.

      Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:

      А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

      – служебные письма,

      – приказы,

      – протоколы,

      – акты,

      – докладные записки,

      – договоры и т. д.

      Б) по месту составления:

      – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),

      – внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).

      В) по содержанию:

      – простые (посвященные одному вопросу),

      Г) по форме:

      – индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, объяснительное письмо),

      – трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,

      – типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

      Д) по срокам исполнения:

      – срочные, требующие исполнения в определенный срок,

      – несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

      Е) по происхождению:

      – служебные, которые касаются интересов предприятия, организации,

      – личные, которые затрагивают конкретное лицо и являются именными;

      Ж) по виду оформления:

      – подлинники,

      – копии,

      – выписки,

      – дубликаты;

      З) по средствам фиксации:

      – письменные,

      – графические,

      – фотокинодокументы и т. д.

      Подлинник – экземпляр документа, составленный впервые, подписанный и оформленный по всем правилам. При потере или утрате подлинника документа организация имеет право выдавать владельцу документа соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), который имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.

      Подлинником может быть только один документ, однако с него могут сниматься копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя

Скачать книгу